STUDI KELAYAKAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN OBAT DI APOTIK

1.       Ringkasan Eksekutif Termasuk:

A.      Tujuan Penelitian

Tujuan dari pengembangan sistem informasi penjualan dan persediaan obat pada apotik ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi yang saling berinterasi antara persediaan obat dan penjualan sehingga sistem informasi dapat dipakai dengan lebih efektif dan efisien. Data-data dari sistem informasi tersebut dapat dikelola dengan baik dengan terintegrasinya sistem penjualan dan persediaan obat. Sehingga dapat mempermudah user dalam pengelolaan data.

B.      Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup pengembangan sistem informasi ini mencakup pencatatan persediaan obat berikut dengan berbagai variable obat, seperti jenis obat, harga obat dan persedian stok obat. Selain pencatatan persediaan obat sistem informasi tersebut juga melayani penjualan obat yang termasuk didalamnya data user, data order, data obat, data return obat dan data penjualan.

C.      Langkah-langkah kerja yang dilakukan

Berikut adalah langkah-langkah kerja yang akan dilakukan untuk mengembangkan sistem infomasi penjualan dan persediaan obat pada apotik sebagai berikut :

1)      Melakukan observasi, yaitu melakukan pengamatan secara langsung terhadap sistem informasi sebelumnya sehingga dapat diketahui kelemahan dan kekerangan dari sistem yang sebelumnya.

2)      Mengumpulkan data, pengumpulan data dilakukan untuk mempelajari dokumen-dokument untuk proses analisis.

3)      Analisis, yaitu kegiatan untuk mengkaji sebuah sistem hingga memperbaiki maupun membuat sistem yang lebih lengkap dan juga memperbaiki sistem tersebut. Pada tahap analisis ini juga meninjau berbagai dokumen yang dibutuhkan dan juga menentukan pemakai.

4)      Melakukan wawancara, yaitu melakukan komunikasi antara perusahaan/user dengan analisis, sehingga analisis dapat mengetahui kebutuhan dari perusahaan/user tersebut

5)      Melakukan rancangan konseptual, yaitu membuat sebuah rancangan sistem informasi secara konsep yang dapat dimengerti oleh perusahaan/user

6)      Menentukan Kebutuhan sistem, termasuk didalamnya menentukan perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software) dan juga DBMS yang akan digunakan.

7)      Membangun rancangan model, yaitu melakukan perancangan sistem informasi yang baru berupa visual, baik input sistem maupun output dari sistem itu sendiri.

8)      Membangun Sistem secara Fisik, yaitu membangun sistem infomasi dalam bentuk software (perangkat lunak), membangun DBMS, dan menyediakan hardware (perangkat keras)

9)      Mengimplementasikan sistem infomasi yang baru

10)   Maintenance, yaitu melakukan pemeliharaan, perbaikan dan peningkatan sistem jika dibutuhkan.

D.      Pro dan Kontra

Pro akan lebih menguntungkan memudahkan user (pemakai) sistem informasi dalam bertransaksi serta mencari data obat baik dalam penjualan atau pun persediaan obat. Kontra mungkin ada beberapa kontra dalam sistem informasi bisa saja dari segi biaya yang agak mahal serta kurangnya pemahaman user dalam penggunaan sistem informasi yang baru

E.         Solusi

Pengembangan sistem informasi penjualan  dan persediaan obat di apotik ini dibuat dengan menggunakan program aplikasi pemograman java. Metode SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi: tahap perencanaan, tahap analisis, tahap perancangan sistem, tahap evaluasi, tahap implementasi sistem dan pemeliharaan sistem.

2.       Kriteria

Kriteria sistem informasi yang akan di gunakan pada sistem ini harus di sesuai dengan apa yang ada di apotik baik dalam nama, jenis, jumlah atau pun harga obat. Hal ini harus sesuai dengan yang terjadi di apotik baik dalam transaksi penjualan atau pun persediaan barang.

Dikarenakan kriteria pada apotik ini hanya pada penjualan dan persediaan barang maka di tetap kan menggunakan bahasa java berbasis desktop. Hal ini merujuk java banyak di gunakan untuk penjualan atau pun persediaan barang

3.       Sumber dan Keandalan Data

Sumber data yang digunakan untuk membangun sistem ini meliputi data-data yang berhubungan dengan penjualan dan persediaan pada apotik, data-data tersebut terdiri dari:

1)      Data Obat

2)      Data Jenis Obat

3)      Data Jumlah Obat

4)      Data Harga Obat

5)      Laporan penjualan Harian

6)      Laporan Bulanan

7)      Laporan Tahunan

8)      Laporan Kritetia, seperti laporan berdasarkan jenis obat, dan laporan berdasarkan stok.

4.       Solusi Yang Diusulkan

Solusi yang diusulkan ialah dengan membuat sistem informasi penjualan dan persediaan obat di apotik yaitu berbasis program (software) dengan menggunakan pemograman java berbasis database. Dengan membangun sistem informasi ini, maka dalam transaksi penjualan atau pun persediaan barang pada apotik pemakai (user) akan lebih efisien dan praktis dalam melakukan pekerjaan nya serta Laporan penjualan atau barang yang lebih terdata. Untuk mendukung hal tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang handal untuk membantu serta membuat sistem informasi di apotik lebih terdata dan efisien.

Pada proses ini, perencanaan strategis sistem informasi akan dilakukan pemetaan mengenai kerangka kerja strategis, biaya yang akan dikeluarkan, dan staff yang akan terlibat dengan sistem baru yang akan digunakan pada apotik

a.              Tahap awal yang akan dilakukan adalah membuat kerangka kerja stategis untuk memenuhi kebutuhan pasien dan pekerja dalam transaksi atau pencarian barang. Berikut adalah kerangka kerjanya:

-       Pasien datang dan memberikan resep obat kepada apoteker yang disertai dengan jenis obat dan jumlah obat yang ingin dibeli.

-       Apoteker akan mencari obat pada sistem informasi apotik dan jika obat yang dicari tersebut out of stock atau kehabisan stok maka akan muncul warning dari sistem, namun apabila stok obat masih ada maka apoteker langsung order penjualan.

-       Apoteker mencetak struk dari sistem informasi dan memberikan kepada pasien dan pasien membayar semua tagihan obat.

-       Apoteker mempersiapkan obat dan menyerahkan kepada pasien

-       Pasien mendapatkan obat dan juga truk dalam transaksi tersebut, serta pasien dapat mengetahui obat, jumlah dan harga obat secara terperinci sehingga lebih menguntungkan kedua belah pihak apa bila terjadi kesalahan dalam melakukan transaksi.

b.             Biaya yang harus dikeluarkan

No	Spesifikasi	Jumlah	Harga Satuan	Sub TotalJumlah
1.	Software -          Java -          MySQL 5.1	1 1	Gratis Gratis	Gratis Gratis
2.	Hardware -          Epson Printer -          Dual Core (2.6 Ghz) Mainboard ASUS P5 KPL AM-SE Memory DDR2 V-gen 2 Gb PC 5300 Harddisk 250 Gb Seagate SATA Keyboard + Mouse Logitech LCD Monitor LG Wide Screen 19"	1 1	Rp.  2.000.000,- Rp.  3.500.000,-	Rp.     2.000.000,- Rp.     3.500.000,-
3.	Tenaga Ahli -          Analis Sistem -          Designer -          Programmer	1 1 2	Rp.     3.500.000,- Rp.     2.000.000,- Rp.     2.000.000,-	Rp.     3.500.000,- Rp.     2.000.000,- Rp.     4.000.000,-
	TOTAL			Rp.   15.000.000,-

Tabel 1.1 Rancangan Biaya

c.              Staff  yang akan terlibat dalam proyek ini adalah :

-       Sistem Analis, menganalisis kebutuhan system baru sesuai kebutuhan user, merencanakan sistem baru yang akan dibuat.

-       Designer, mendesain rancangan sistem baru sesuai arahan sistem analis.

-       Programmer, membangun dan membuat sistem informasi ini dan programmer ini juga mencangkup analis dan desainer aplikasi ini di karenakan dalam membuat aplikasi ini kita hanya butuh programmer.

5.       Segi – segi yang di pertimbangkan setelah system ini di buat

A.      Segi SDM

Pada segi SDM kita mempertimbangkan kinerja apoteker dalam melakukan pekerjaan secara manual. Di karenakan pada pekerjaan yang dilakukan secara manual sering terjadi trouble ataupun kurang efisiensi dalam bekerja baik dalam transaksi atau pun dalam melakukan pengecekan persediaan obat.

B.      Segi Ekonomi

Mungkin dari segi ekonomi dalam pembangunan system ini membutuhkan dana yang cukup besar tapi melihat aspek ke depan akan sangat bermanfaat dalam segi ekonomi. Dan sistem informasi ini juga merupakan salah satu bentuk investasi dalam bentuk aset bagi apotik tersebut yang akan dirasakan manfaatnya kedepannya.

C.      Segi Organisasi

Dari segi organisasi sistem informasi ini sangat bermanfaat dikarenakan lebih terstruktur data dan laporannya. Pada sistem informasi ini juga dilengkapi dengan user authentication, dimana hanya user yang berhak saja dapat mengakses data-data yang dibutuhkan.

D.      Segi Operasional

Dari segi operasional yang dirasakan akan lebih murah dalam dalam operasional apotik tersebut, selain lebih efisien kesalahan-kesalahan (human error) dapat diminimalisir.

6.       Perbandingan alternatif

Sistem yang lama menggunakan cara manual untuk memproses data, pemrosesan data atau pun transaksi penjualan dilakukan dengan cara pembukuan manual kemudian data tersebut akan disimpan dalam bentuk laporan harian, bulanan atau pun tahunan. Hal ini sangat tidak efektif dan menghabiskan banyak waktu serta kertas karena data masih berupa fisik.

Dari segi fisik keamanan data sangat rentan akan kerusakan karena hal-hal yang tidak terduga misalnya:kebocoran, kebakaran, dan pencurian. Dilihat dari sisi keamanan pengolahan data arsip manual ini sangat riskan akan pengaksesan data oleh orang yang tidak berwenang dan tidak bertanggung jawab.

Berdasarkan fakta diatas maka sistem yang lama ini sangat tidak efektif karena pengaksesan data/pencarian data atau dalam transaksi masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan banyak waktu, karena system ini tidak terintegrasi maka sering terjadi kerangkapan data

Oleh karena itu dibutuhkan sistem baru yang lebih efektif dan terintegrasi yang dapat membantu pasien atau pekerja dalam transaksi atau pun persediaan obat

Sistem yang baru ini membutuhkan sumber internal dan sember eksternal.

A.      Sumber internal yang akan menggunakan sistem ini adalah pemilik apotik yang ingin melihat system penjualan dan persediaan obat di apotik nya lebih ter organisir serta lebih efisien dalam melakukan pekerjaan yang di lakukan pekerja nya.

B.      Sumber eksternal yang dimaksud dalam system ini adalah merekomendasikan terlebih dahulu sistem yang baru dengan cara mengadakan pelatihan serta pengarahan kepada seluruh pekerja apotik tentang cara menggunakan aplikasi sistem ini.

7.       Rekomendasi yang di usulkan

Adapun rekomendasi yang diusulkan yang merupakan berbagai hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:

1.       Melakukan Maintanance sistem jika dibutuhkan.

2.       Melakukan Backup sistem dan database minimal sebulan sekali, untuk menghindari berbagai hal yang tidak diinginkan.

3.       Memperhatikan permintaan minimum software seperti, menggunakan database minimum MySQL versi 5.0, maupun permintaan minimun hardware seperti menggunakan prosessor Intel dual core (2,4GHz), dengan memory RAM 1 Ghz, dan sebagai nya.

Tweet

Postingan terkait:

Ditulis Unknown — Friday 12 August 2016 — Add Comment — MPSI